Im Büro verteilt man Weihnachtsgeschenke am Empfang, und die Sache ist erledigt. Bei Remote-Teams beginnt die Planung dagegen erst. Wer Weihnachtsgeschenke für ein verteiltes Team plant, braucht für jede Person eine verlässliche Lieferadresse, einen Versandtermin vor den Feiertagen und einen Umgang mit personenbezogenen Daten, der den Datenschutz einhält. Fehlt einer dieser Punkte, bleibt am Ende jemand ohne Geschenk. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie Sie alle drei sauber umsetzen.
Kurz gesagt: Für Weihnachtsgeschenke an Remote-Teams holen Sie Lieferadressen freiwillig über ein Formular mit klarem Zweck ein, setzen einen Stichtag etwa zwei Wochen vor dem Versand und planen bei Lieferungen in die Schweiz Zollformalitäten ein. Fertig verpackte Boxen sind am einfachsten, weil sie einzeln an jede Adresse verschickt werden können.
Ohne Lieferadresse gibt es kein Paket. Die Privatadressen Ihrer Mitarbeitenden sind personenbezogene Daten, und Sie dürfen sie nur für den genannten Zweck verwenden, hier für das Weihnachtsgeschenk. Ein kurzes Formular erfüllt diesen Zweck am saubersten. Nennen Sie darin, wofür die Adresse genutzt wird, wie lange Sie sie speichern und wer im Unternehmen darauf zugreifen kann.
Die Angabe sollte freiwillig sein. Wer keine Privatadresse nennen möchte, holt das Geschenk am Standort ab oder gibt eine Lieferadresse seiner Wahl an. Niemand sollte sich gedrängt fühlen, die eigene Wohnanschrift preiszugeben.
Sammeln Sie die Angaben nicht in einem Chat oder einer Tabelle, auf die das ganze Team zugreifen kann. Ein Formular mit eingeschränktem Zugang genügt. Löschen Sie die Adressen nach dem Versand. Lassen Sie die Abfrage vor dem Start von Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Datenschutzbeauftragten prüfen.
Wer rückwärts vom Versandtermin plant, vermeidet die meisten Engpässe. Die folgende Übersicht gilt für einen Versand kurz vor Weihnachten.
| Zeitpunkt | Aufgabe |
|---|---|
| Sechs Wochen vorher | Budget und Stückzahl festlegen, Box auswählen |
| Vier Wochen vorher | Adressabfrage mit Datenschutzhinweis versenden |
| Zwei Wochen vorher | Stichtag für Adressen setzen, danach keine Änderungen mehr annehmen |
| Eine Woche vorher | Adressen auf Vollständigkeit prüfen, Bestellung auslösen, Lieferzeit bestätigen lassen |
| Nach dem Versand | Adressdaten löschen, Nachzügler klären |
Legen Sie einen Stichtag für die Adressen fest, etwa zwei Wochen vor dem Versand. Wer später antwortet, bekommt sein Geschenk in einem zweiten Versand. So wartet die Bestellung nicht auf die letzte Rückmeldung.
Wer erst in der letzten Adventswoche verschickt, riskiert, dass Pakete nach den Feiertagen ankommen. Paketdienste sind dann stark ausgelastet. Planen Sie deshalb früh genug. Was mit wenig Vorlauf noch möglich ist, zeigt unser Beitrag zu Last-Minute-Weihnachtsgeschenken.
Für Mitarbeitende in der Schweiz fallen Zoll- und Einfuhrformalitäten an. Innerhalb der EU, also auch in Österreich, entfällt der Zoll. Bei internationalen Lieferungen gilt im Shop die Lieferbedingung DAP: Der Versender trägt die Kosten bis zum Zielort, Zoll und Einfuhrabgaben zahlt der Empfänger. Lieferzeiten hängen vom Zielort ab. Klären Sie sie vor der Bestellung mit uns.
Im verteilten Team gibt es nicht immer einen gemeinsamen Termin zum Auspacken. Das Geschenk sollte deshalb auch allein funktionieren. Eine Box mit Snacks, ein Produkt für den Schreibtisch oder ein Set mit Teamlogo passt dazu, weil jede Person es ohne Gruppe auspacken und nutzen kann. Wenn Sie doch einen gemeinsamen Moment schaffen möchten, finden Sie Ablauf und Ideen in unserem Leitfaden zur virtuellen Weihnachtsfeier.
Für verteilte Teams eignen sich fertig verpackte Boxen, weil sie ohne Vorbereitung versandfertig sind. Die Weihnachtsbox Vol. 1 mit drei Produkten ist die kleinste Variante und startet bei 12,06 Euro netto. Die Kleine Weihnachtsbox und der Weihnachtsbeutel enthalten jeweils fünf Produkte und kosten ab 15,91 beziehungsweise 14,89 Euro netto. Wer mehr Inhalt möchte, findet die Weihnachtsbox M mit sieben Produkten ab 28,49 Euro netto und die Weihnachtsbox L mit acht Produkten ab 33,50 Euro netto. Alle Boxen sind weihnachtlich verpackt. Die Varianten mit Glühwein enthalten Alkohol. Für Teams ohne Alkohol wählen Sie die Punsch-Variante und prüfen die Zutatenliste oder greifen zu einem Produkt, das ausdrücklich alkoholfrei ist. Alle Boxen mit Preisen und Varianten finden Sie im Weihnachtsshop.
Achten Sie bei Lebensmitteln auf Ernährungsweisen. Im Team wissen nicht alle, was die anderen essen oder vertragen. Im Weihnachtssortiment gibt es etwa die Bio Fruchtkugeln mit Pistazienfüllung, die vegan und glutenfrei sind. Alle Boxen und Varianten finden Sie auf unserer Weihnachtsseite.
Ergänzen Sie die Box durch eine persönliche Karte. Schon ein Satz der Führungskraft macht den Unterschied. Wie Wertschätzung im Team wirkt, beschreibt der Beitrag Mitarbeiterbindung stärken: Warum Gehalt allein nicht reicht. Weitere Ideen für Geschenke, die den Zusammenhalt stärken, finden Sie in unserem Beitrag 8 Weihnachtsgeschenke fürs Team.
Der häufigste Fehler ist, Geschenke ohne Vorlauf zu bestellen und dann erst Adressen einzusammeln. Der zweite ist, nur Mitarbeitende am Hauptstandort zu berücksichtigen. Der dritte ist, Pakete ohne Namenskarte zu verschicken. Wer diese drei Punkte beachtet, erreicht mit überschaubarem Aufwand jede Person im Team. Auch beim Versand nach Hause gelten die steuerlichen Regeln für Sachgeschenke. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag Weihnachtsgeschenke für Mitarbeitende steuerfrei.
Mit einem freiwilligen Formular, einem klar benannten Zweck, einer begrenzten Speicherdauer und eingeschränktem Zugriff. Die Angaben sollten nach dem Versand gelöscht werden.
Ja. Prüfen Sie vorab Versandkosten, Zoll und Einfuhrabgaben. Für die Schweiz gelten Zollformalitäten, innerhalb der EU entfällt der Zoll.
Bei verteilten Teams meist ja. Der Versand bindet alle gleichermaßen ein, unabhängig vom Standort.
Wenn Sie Ihr Remote-Team zu Weihnachten beschenken möchten, helfen wir Ihnen bei der Auswahl der passenden Box und bei der Abwicklung. Sie können Boxen direkt im Shop bestellen oder mit unserem Konfigurator selbst zusammenstellen.
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